Robbinsdale Area Schools

District Finance Update, February 2021

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Hoos u rog si aad ugu akhriso Soomaali

Dear Robbinsdale Area Schools community,

I’m writing to share a finance update with you. School districts need to have an external audit performed each year, per Minnesota law. Each year, a final audit report is shared with the School Board and made available to the public

During last night’s school board meeting, our District’s external audit report was unanimously approved by the Board. While we continue to work to restore our fund balance, the audit report highlighted several positive areas.

  • The General Fund’s total fund balance increased $1.6 million during the year. We continue to rebuild our General Fund unrestricted balance, which is now positive. 
  • Last year’s four audit findings were corrected by the District.
  • The audit reported no deficiencies in the District’s internal control over financial reporting considered to be a material weakness. 
  • Additionally, the District received a Certificate of Excellence in Financial Reporting from the Association of School Business Officials for last year’s (Fiscal Year 2019) comprehensive annual financial report.

The firm that performed our audit, MMKR, follows practices outlined in a guide that is authored and updated each year by the Minnesota State Auditor’s Office. MMKR issued an “unmodified opinion” on the District’s financial statements, the highest opinion they can give. This means that based on their review, MMKR believes the financial statements fairly represent the District’s financial position and the results included for the fiscal year under audit (and all of the data and disclosures) are correct.

For the audit, MMKR reviews internal financial and accounting controls to ensure processes are working properly, and reports on any areas needing improvement. Areas for improvement are categorized as material weaknesses (the most severe) and significant deficiency (which is less severe).

The report describes one area of significant deficiency over internal controls for nutrition services. Contracting for goods or services with parties that are suspended or debarred from participating in contracts involving the expenditures of federal program funds wasn’t documented. However, the District did not contract with anyone who was suspended or debarred. The District has taken steps to correct this by checking the federal list of vendors who have been suspended or debarred and documenting this action.

In response to a question from a Board member, a representative from MMKR spoke about the State Auditors petition report. While conducting their audit, MMKR stated the District had taken steps to correct what the State Auditor’s Office pointed out and didn’t find anything that wasn’t being properly addressed.

As we look toward the future, we continue to be diligent with taxpayers dollars while maximizing our financial resources. COVID-19 has impacted schools significantly - Interim Superintendent Dr. Stephanie Burrage testified to the Legislature about this last week. Schools will need increased funding in order to support student’s needs - such as additional mental health support, robust summer educational programming and technology access. 

Another factor which impacts school district funding is enrollment. We have great schools with fantastic teachers and staff - now is the time to speak with your friends and family, and encourage them to check out Robbinsdale Area Schools.


Sincerely,

Greg Hein
Executive Director of Finance
Robbinsdale Area Schools


Estimada comunidad de las Escuelas del área de Robbinsdale,

Les escribo para compartir novedades de la parte financiera con ustedes. Los distritos escolares deben realizar una auditoría externa todos los años, según la ley de Minnesota. Cada año, se comparte un informe final de auditoría con la Junta directiva de la escuela y también se pone a disposición del público.

Durante la reunión de la junta directiva del lunes, el informe de auditoría externa de nuestro distrito fue aprobado por unanimidad por la Junta directiva. Mientras continuamos trabajando para recuperar nuestro saldo de fondos, el informe de auditoría resaltó varias áreas positivas.

  • El saldo total del Fondo general aumentó $1,6 millones durante el año. Cabe mencionar que seguimos reconstruyendo nuestro saldo ilimitado del Fondo general, que ahora es positivo.

  • El Distrito corrigió los cuatro hallazgos de la auditoría del año pasado.

  • La auditoría no informó deficiencias en el control interno del Distrito sobre los informes financieros considerados como una debilidad importante.

  • Además, el Distrito recibió un Certificado de excelencia en el Estado financiero de la Asociación de funcionarios de negocios escolares por el informe financiero integral del año pasado (año fiscal 2019).

La firma que realizó nuestra auditoría, MMKR, sigue las prácticas descritas en una guía que la Oficina del auditor del estado de Minnesota desarrolla y actualiza cada año. MMKR emitió una "opinión sin modificaciones" sobre los estados financieros del Distrito, la opinión más alta que pueden dar. Esto significa que, según su revisión, MMKR cree que los estados financieros representan fielmente la situación financiera del Distrito y que los resultados incluidos para el año fiscal que está siendo auditado (y todos los datos y divulgaciones) son correctos.

Para la auditoría, MMKR revisa los controles financieros y contables internos para garantizar que los procesos funcionen correctamente e informa sobre las áreas en las que se necesita mejorar. Las áreas en las que se debe mejorar se clasifican como debilidades importantes (las más graves) y deficiencias significativas (las menos graves).

El informe describe un área de deficiencia significativa sobre los controles internos de los servicios de nutrición. No fue documentada la contratación de bienes o servicios con partes que están suspendidas o excluidas de participar en contratos que involucren los gastos de los fondos del programa federal. Sin embargo, el Distrito no contrató a nadie que estuviera suspendido o inhabilitado. El Distrito ha tomado medidas para corregir esto revisando la lista federal de proveedores que han sido suspendidos o inhabilitados y documentando esta acción.

En respuesta a una pregunta de un miembro de la Junta directiva, un representante de MMKR habló sobre el informe de petición de los auditores del estado. Mientras realizaba su auditoría, MMKR declaró que el Distrito había tomado medidas para corregir lo que señaló la Oficina del auditor del estado y no encontró nada que no se estuviera abordando adecuadamente.

Mientras miramos hacia el futuro, continuamos siendo cuidadosos con el dinero de los contribuyentes al mismo tiempo que maximizamos nuestros recursos financieros. COVID-19 ha tenido un impacto significativo en las escuelas. La superintendente interina, Dra. Stephanie Burrage, testificó ante la Legislatura sobre esto la semana pasada. Las escuelas necesitarán más fondos para apoyar las necesidades de los estudiantes, como apoyo adicional en la salud mental, una sólida programación educativa de verano y acceso a la tecnología.

Otro factor que afecta los fondos financieros del distrito escolar es la inscripción. Tenemos excelentes escuelas con maravillosos maestros y personal. Ahora es el momento de hablar con sus amigos y familiares e invitarlos a formar parte de las Escuelas del área de Robbinsdale.

Atentamente,

Greg Hein
Director ejecutivo de finanzas
Escuelas del área de Robbinsdale


Bulshada Qaaliga ah ee Dugsiyada Aagga Robbinsdale,

Waxaan u qorayaa inaan idinla wadaago horumarada dhaqaale ee ugu dambeeyay. Degmo dugsiyeedyadu waxay u baahan yihiin hanti-dhowr dibadeed sannad kasta, sida uu qabo sharciga Minnesota. Sannad kasta, warbixinta hanti-dhowrka ugu dambaysa ayaa lala wadaagayaa Guddiga Dugsiga loona soo bandhigayaa dadweynaha.

Intii lagu gudajiray kulankii gudiga iskuulka xalay, warbixinta hantidhawrka dibada ee Degmadeenna waxaa si aqlabiyad leh ku ansixiyay Guddiga. Intii aan sii wadnay inaan ka shaqeyno sidii aan u soo celin lahayn dheelitirka sanduuqeenna, warbixinta hanti dhowrka ayaa muujisay dhowr meelood oo wanaagsan.

  • Wadarta guud ee isku dheelitirka sanduuqa ayaa kordhay $1.6 milyan sannadka gudihiisa. Waxaan sii wadaynaa dib u dhiska dheelitirka aan xadidneyn ee Sanduuqeena Guud, oo hadda togan.

  • Sannadkii la soo dhaafay, afarta natiijo ee hantidhawrka ayaa Degmadu saxday.

  • Hantidhowrka ma uusan soo sheegin wax cillado ah oo ku saabsan xakameynta gudaha ee Degmada ee warbixinta maaliyadeed oo loo tixgeliyo daciifnimo maaddi ah.

  • Intaas waxaa sii dheer, Degmadu waxay ka heshay Shahaadada Heerka Sare ee Warbixinta Maaliyadeed Ururka Saraakiisha Ganacsiga Dugsiga si loo helo warbixinteeda maaliyadeed ee sannadlaha ah sannadkii la soo dhaafay (Sannad Maaliyadeedka  2019).

Shirkadii hantidhawrkayaga sameeyay, MMKR, waxuu raacaa dhaqamada lagu sharraxay hagaha oo uu qoro oo cusbooneysiiyana sannad kasta Xafiiska Hanti Dhawrka ee Gobolka Minnesota. MMKR waxay soo saartay "fikrad aan la beddeli karin" oo ku saabsan bayaannada maaliyadeed ee Degmada, taas oo ah ra'yiga ugu sarreeya ee ay bixin karto. Tan macnaheedu waa iyadoo lagu salaynayo dib u eegistooda, MMKR waxay rumaysan tahay in xisaabxirka maaliyadeed uu si cadaalad ah u matalayo booska maaliyadeed ee Degmada iyo natiijooyinka lagu soo daray sannad maaliyadeedka oo hanti-dhawrku socdo(iyo dhammaan xogta iyo shaacinta) waa sax.

Hantidhawrka, MMKR waxay dib u eegis ku sameysaa kontaroolada maaliyadeed iyo xisaabinta gudaha si loo hubiyo in howlaha si sax ah u shaqeynayaan, iyo warbixinno ku saabsan meelaha kasta oo u baahan horumar. Aagagga horumarinta waxaa lagu kala saaraa daciifnimo xagga maadiga ah (tan ugu daran) iyo cilladaha waaweyn (ka yar dhib yar).

Warbixintu waxay qeexaysaa aag ay ka jirto xakameyn la'aan weyn xagga adeegyada nafaqada. Qandaraasyada badeecadaha ama adeegyada ee lala galayo dhinacyada laga hakiyey ama laga reebay ka qaybgalka qandaraasyada ku lug leh kharashaadka lacagaha barnaamijka federaalka lama diiwaangelin. Hase yeeshee, Degmadu qandaraas lama yeelanin cid kasta oo laga hakiyay ama laga reebay. Degmadu waxay qaaday tallaabooyin ay ku saxayso tan iyada oo xaqiijineysa oo diiwaangelineysa liiska federaalka ee iibiyeyaasha la ganaaxay ama la mamnuucay.

Iyadoo laga jawaabayo su’aal xubin guddiga ka mid ah, wakiil ka socda MMKR ayaa ka hadlay Warbixinta Codsiga Hantidhawrka Gobolka. Intii ay ku guda jirtay baaritaanka, MMKR waxay sheegtay in Degmadu qaaday talaabooyin ay ku saxayso wixii Xafiiska Hanti-dhowrka Gobolku tilmaamay, ayna helin wax aan si sax ah wax looga qaban.

Markaan fiirinayno mustaqbalka, waxaan sii wadaynaa ka taxaddar lacagaha cashuur bixiyaha halka aan kobcinayo ilaheenna dhaqaalaha. COVID-19 wuxuu saamayn weyn ku yeeshay dugsiyada -  Kormeeraha Guud ee Ku-meel gaarka ah Dr. Stephanie Burrage ayaa ka hor qirtay sharci dajinta todobaadkii hore. Dugsiyadu waxay u baahan doonaan maalgelin dheeraad ah si ay u taageeraan baahida ardayda - Sida taakuleyn dheeri ah oo xagga caafimaadka maskaxda ah, barnaamijyo xagaaga oo xoog leh, iyo helitaanka tikniyoolajiyadda.

Cunsurka kale ee saameeya maalgelinta degmada dugsiga waa diiwaangelinta. Waxaan leenahay dugsiyo wanaagsan oo leh macallimiin iyo shaqaale heer sare ah - hadda waa waqtigii aad la hadli lahayd asxaabtaada iyo qoyskaaga, kuna dhiirrigelin lahayd inay soo booqdaan Dugsiyada Aagga Robbinsdale.

Si daacadnimo ah,

Greg Hein
Agaasimaha Fulinta ee Arimaha Maaliyada
Dugsiyada Aagga Robbinsdale